AI、DX、IoT、RPA、などなど、最新のビジネス機器やアプリが次々と世の中に提供されています。今回は、最新機器について、使いこなせていますか？というお話です。

身近な機能を使いこなせてますか？

まず、最新機器の前に、身近な機能を使いこなせてますか？例えば、会社のコピー機です。コピー機は、保守・メンテナンス費込みで、月々15,000円から30,000円ほどのリース契約が多いです。

コピーもできて、FAXの送信も使えて便利。ですが、実は、スキャナーとしての機能もかなり優秀です。100枚ほどの資料も、一括して、PDFとしてデータ化できます。また、社内ネットワークでデータの共有もできます。コピー機は、複合コピー機ですが、使いこなせると、仕事の幅が広がります。

また、スマートスピーカーのGoogle Home やAmazonの Alexaがあります。これらも、会社内でモニターを設置すれば、ネットワーク通信を助けてくれるものになります。電気のオン・オフなどのお手製IoTを作ることもできます。

コピー機にしても、スマートスピーカーにしても、身近な、または、安価で準備できるものです。しかし、その機能を使いこなせてるかと言うと、どうでしょうか？

エクセルやスプレッドシートの機能も、ほぼ使われていない

さらに、業務においても、マイクロソフトのエクセルやGoogleのスプレッドシートがありますが、これらも、ほとんどの機能が使われていません。業務で、多くの労力の必要な作業は、くり返しの作業が多かったりします。

エクセルなどのソフトを使えば、いくつかのシートを重ねて関数を書くだけで、入力・集計の手間が圧倒的に省けます。しかし、これらの機能は、理解できてる人だけが使っていて、その他の、苦手と思う人は、全く使っていません。

ウェブのシステムでエクセルを実現するのは、かなり高度

エクセル・スプレッドシートは、非常に優秀なソフトです。ウェブのシステムで、エクセル並みの機能を実装するのは、非常に高度です。

それだけ、エクセル・スプレッドシートは、使いこなせば、業務の改善につながります。すでにある身近な機器の機能を使いこなすだけでも、業務は、大幅に改善できます。

最新機器を使いこなすのは、難しい

一方、最新機器については、どうかと言いますと、まず、機能に慣れるまで、時間がかかります。そして、慣れたと思ったら、機能が新しくなっていきます。例えば、確定申告の会計ソフトが、あります。

普段使う分には、非常に便利と思えます。しかし、一見便利な機能も、仕様や管理画面、操作が変わってしまうことで、また、使い方を覚えないといけないことがあります。そして、便利だった部分が無くなったりします。

おそらく、不特定多数の方が便利に使ってもらうために、変わっているのだと思いますが、最新機器をやっと覚えて、変わられると、逆に使いにくいという感想をもってしまいます。

むしろ、使い慣れてるエクセル・スプレッドシートを、自分で使いやすくカスタムしたほうが、良い場合があるのです。

万能ではないと理解する

そもそもスマートフォンは、無かったわけですし、携帯電話のほうが機能が少なく、そのほうが使いやすかったという人もいます。

最新だから良い、というわけでもなく、古いから悪いということもないと思われます。ですが、時代は、変わっていきます。

最新機器は、万能ではなく、使いこなすのも難しい。ということを理解していれば、上手な付き合い方が見えてくるのだと思います。